مکانیزه سازی اداری مجموعه‌ای از روش‌ها برای ثبت و نمایش و مدیریت روندهای اداری، فنی و مالی می باشد اما با وجود گذشت سالها از بکارگیری نرم افزارهای مکانیزه اداری و مالی در سازمانها, هنوز امور اداری و دفتری و گردش اسناد اغلب به طریقه سنتی انجام می گیرد. سرعت پایین، افزایش بوروکراسی غیر نیاز، وابسته شدن سیستم به افراد و نیز عدم هماهنگی روش سنتی با نرم افزارهای یکپارچه سبب افزایش قابل ملاحظه خطاهای انسانی و کاهش بهره وری در سازمانها میگردد. سیستم مالی و اداری وبینوکس (ریسما) که در برگیرنده سیستم های مالی, پرسنلی, اداری, بایگانی و فنی می باشد در یک مجموعه متمرکز وظیفه برنامه ریزی، سازماندهی، کنترل و نظارت بر عملکرد فعالیتهای درون سازمانی که یکی از مهمترین معیارها و پیش نیازها در توسعه و کاربرد فناوری اطلاعات در سازمانهای امروزی محسوب میشود بر عهده دارد. تحقیقات گروه (تحقیقات انجمن مدیریت جریان کار) نشان می‌دهد سازمانهای سنتی حتی موسسات موفق و مطرح جامعه, عملا تنها از 30 درصد منابع انسانی خود استفاده میکنند و از 70 درصد دیگر غیر از اتلاف وقت و سربار هزینه چیزی عایدشان نمی‌شود.

چرا ریسما ؟

ریسما به عنوان یک سیستم مطرح قابلیت ها و امکانات بی شماری را در اختیار مدیریت سازمان قرار می دهد که بتواند با بهره گیری از آن سازمان بدون کاغذ را به طور نسبی محقق سازد. این سیستم دارای قابلیت مدیریت دانش بوده که این قابلیت می تواند در بهره وری از حجم زیاد داده ها کمک زیادی نماید. تمرکز این سیستم بیشتر بر روی گردش نامه ها در شرکت پرداخته است. بزرگترین بیماری یک سازمان کمبود اطلاعات دقیق و به موقع می باشد. با وجود این حقیقت، مدیران برای تصمیم گیری تحت فشار هستند و معمولا بر اساس یک تصمیم گیری حدسی مجبور به ریسک می شوند. این ریسکها بعضا باعث از دست رفتن یکسری سودها و منافع کسب و کار می شوند. بستر هوشمندی کسب و کار و داشبورد مدیریت امکان مدیریت داده ها, دستیابی به داده ها و تحلیل داده ها را در زمان و هزینه کمتر امکان پذیر می سازد.

در تعریف نرم افزار دبیرخانه می توان گفت که اداره امور دفتری بر اساس روش های تدوین شده به عهده واحد سازمانی مشخص در مجموعه می باشد که گردش مکاتبات اداری را انجام می دهد. با استفاده از نرم افزار دبیرخانه از مجموعه نرم افزارهای مالی و اداری گروه وبینوکس کوتاه ترین زمان ممکن می توانید با فرمت نامه که در نرم افزار تعریف شده است نامه اداری را می توان ایجاد، ویرایش و بر روی کاغذ چاپ کرد. از اهم عملیات مورد نیاز جهت یافتن اطلاعات در سیستم، بخش قدرتمند جستجو در بین کلیه نامه های صادر شده توسط کاربران با کوچکترین اطلاعات موجود از ویژگی های این سیستم می باشد که به سهولت و با حداقل زمان انجام می شود.

امکان تعریف کاربران مختلف ، ثبت نامه های در غالب های وارده، صادره، درون سازمانی و بخشنامه با کلیه ضمائم و اطلاعات پیوست انجام می گیرد از دیگر قابلیت های این نرم افزار می باشد و همچنین اموراتی همچون ثبت کردن نامه های وارد شده به سازمان و خارج شده از سازمان در دفتر اندیکاتور به همراه ضمیمه شدن تصاویر آن و فایل های مرتبط با نامه به تعداد نامشخص در بانک اطلاعاتی سامانه الکترونیکی دبیرخانه و گردش مکاتبات ، ثبت ارجاعات نامه های دریافتی ، تعریف دفاتر اندیکاتور متفاوت و … امکان پذیر است، همچنین امکان تعریف کردن کاربران متعدد برای استفاده از نرم افزار دبیرخانه وجود دارد.

برنامه دبیرخانه و علت استفاده از نرم افزار دبیرخانه

از نرم افزار دبیرخانه در جهت بوجود آمدن نظم و سامان بخشیدن به دبیرخانه و بایگانی از این برنامه استفاده می کنند. اولین کاری که در برنامه باید انجام شود تعریفی از چارت سازمانی شرکت و طرف های مقابل است ، برای این منظور بایستی اصلا دانست مفهوم دبیرخانه چیست. دبیرخانه بخش سازمانی معینی است که اداره کردن امور دفتری را طبق روش های تدوین شده و گردش مکاتبات را دارد و بر آنها نظارت می کند که این موارد جزء شرح وظایف دبیرخانه هم می باشند.

برخی از امکانات اتوماسیون ریسما
  • انواع مكاتبات، مديريت آنها و مديريت پوشه ها و پيوست هاي فيزيكي
  • مديريت مراجعين، كاربران، شركاي تجاري و سطح دسترسي و ارتباط آنها با مكاتبات
  • مديريت ارجاعات و هامش هاي مكاتبات و سوابق آنها
  • تعريف نامحدود از دبيرخانه هاي مختلف در سيستم و كنترل دبيرخانه ها تحت يك دبيرخانه مركزي
  • تعريف اشخاص حقيقي و حقوقي خارج از سازمان و نقش آنها در چارت سازماني
  • تعريف دپارتمان، گروه، كاربر و نقشهاي مختلف در سيستم و انتساب نقشها، گروهها و كاربران به يكديگر
  • امکان پاسخگويي به نياز زير سيستمهاي موجود درباره مكاتبات
  • امکان رفع كليه نيازهاي مكاتباتي درون و برون سازماني
مشاهده امکانات